Datenschutzerklärung zur Anmeldung und Durchführung von Freizeiten, Fahrten, Aus- und Fortbildungen sowie weiterer Veranstaltungen des Kreisjugendringes

Diese Erklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Anmeldung und für die Durchführung von Freizeiten, Fahrten, Aus- und Fortbildungen und weiteren Veranstaltungen des Kreisjugendringes auf. Sie ist aufgegliedert in die Bereiche Anmeldung, Einverständniserklärung und Infektionsschutzbescheinigungen bei minderjährigen Teilnehmenden und Fotografieeinverständniserklärung.

Verantwortlicher

Jens Pechel (1. Vorsitzender)
Kreisjugendring Herzogtum Lauenburg e.V.
Schmilauer Straße 66
23879 Mölln
Deutschland

Telefon: +49 4542 843784
Telefax: +49 4542 843786
E-Mailadresse: info@kjr-herzogtum-lauenburg.de
Vertreten durch: Jens Pechel (1. Vorsitzender)
Link zum Impressum: http://www.kjr-herzogtum-lauenburg.de/impressum

Verwendete Begrifflichkeiten

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (z.B. Cookie) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff reicht weit und umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten.

Als „Verantwortlicher“ wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.

Anmeldung und Durchführung von Freizeiten, Fahrten, Aus- und Fortbildungen sowie weiteren Veranstaltungen des Kreisjugendringes

Art und Umfang der Erhebung

Im Rahmen der Anmeldung zu unseren Freizeiten und Fahrten, Aus- und Fortbildungen und sonstigen Veranstaltungen (per Online-Formular, per E-Mail, per Telefon oder persönlicher Vorsprache) verarbeiten wir personenbezogene Daten der Teilnehmenden und bei minderjährigen Teilnehmenden zusätzlich personenbezogene Daten ihrer Personensorgeberechtigten. Hierzu gehören:

  • Name, Anschrift der Teilnehmenden
  • Geburtsdatum der Teilnehmenden
  • Kontaktdaten der Teilnehmenden bzw. ihrer Personensorgeberechtigten
  • Höhe des Teilnehmendenbeitrags (normal oder ermäßigt)

Diese Daten werden bei Kontaktaufnahme über Mail oder das Online-Formular auf den Servern unserer Hostinganbieter gespeichert. Zudem werden die Anmeldedaten, unabhängig von der Art der Anmeldung, in einem Programm für Kontakt- und Veranstaltungsverwaltung  gespeichert.

Des Weiteren können Sie uns

  • Hinweise zur Verpflegung und sonstige Hinweise

mitteilen, die wir dann ebenfalls erheben, um rechtzeitig entsprechende Vorbereitungen zu treffen und somit den Vertrag, zu dem in den meisten Fällen auch eine entsprechende Verpflegung gehört, zu erfüllen.

Zudem verarbeiten wir im Rahmen der Zahlung des Teilnehmendenbeitrags

  • Zahlungsdaten

Die Ermäßigung der Teilnahmebeiträge erfolgt im Rahmen der Förderung durch das Jugendferienwerk für Personenkreise, die u.a. bestimmte Sozialleistungen beziehen oder über ein geringes Einkommen verfügen, gemäß den Richtlinien des Kreises Herzogtum Lauenburg. Hierfür stellen wir einen entsprechenden Antrag beim Kreis Herzogtum Lauenburg. Für den Fall, dass Sie eine Ermäßigung des Teilnehmendenbeitrags nach den Förderkriterien erhalten können und möchten, werden für die Fördermittelbeantragung zusätzlich zu Name, Anschrift und Geburtsdatum der Teilnehmenden folgende Daten erhoben:

  • Kopien  Leistungsbescheid oder  Einkommensnachweis der Personensorgeberechtigten (z.B. Eltern)

Zwecke der Verarbeitung

  • Erbringung von Vertragsleistungen, d.h. Ermöglichung der Anmeldung zu und der Teilnahme an Freizeiten, Fahrten, Aus- und Fortbildungen und sonstigen Veranstaltungen des Kreisjugendringes sowie die dazugehörige Abrechnung,
  • In diesem Zusammenhang die Kommunikation mit den Teilnehmenden bzw. den Personensorgeberechtigten
  • Beantragung von Fördermitteln einschließlich der Weitergabe von Daten an die Fördermittelgeber.
  • Antragsstellung zur Ermöglichung von ermäßigten Teilnahmebeiträgen durch die Förderung nach den Richtlinien des Jugendferienwerks
  • Zusendung unseres Jahresprogrammheftes mit Freizeiten und Fahrten sowie Aus- und Fortbildungen am Anfang jeden Jahres
  • Vereinfachung künftiger Anmeldungen durch die Speicherung von Name, Anschrift und Geburtsdatum der Teilnehmenden sowie der Kontaktdaten der Teilnehmenden bzw. ihrer Personensorgeberechtigten

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlagen für die Erbringung von Vertragsleistungen, einschließlich der Antragsstellung für Ermäßigungen der Teilnahmebeiträge durch das Jugendferienwerk, und die Kommunikation mit den Teilnehmenden bzw. ihren Personensorgeberechtigten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Speicherung der Zahlungsdaten erfolgt auf Grundlage der rechtlich vorgesehenen Aufbewahrungsfristen nach Art. 6 Abs. 1 lit. c. Die Weitergabe der Daten an Dritte für die Beantragung von Fördermitteln sowie entsprechenden Dokumentationen erfolgen zur Wahrung unserer berechtigter Interessen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit den Richtlinien des Kreises Herzogtum Lauenburg zur Förderung der Jugendarbeit vom 08.02.2018 bzw. bei der Beantragung von Mitteln für die Ermäßigung des Teilnahmebeitrags auf Grundlage der Erbringung von Vertragsleistungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b in Verbindung mit den rechtlichen Anforderungen nach den Richtlinien Richtlinien des Kreises Herzogtum Lauenburg zur Förderung von Maßnahmen im Zusammenhang des Jugendferienwerks vom 14.06.2018. Die Speicherung der Daten zur Vereinfachung künftiger Anmeldungen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Zusendung des Programmhefts beruht auf Grundlage unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Weitergabe an Dritte

Um die Teilnahmebeiträge gering zu halten, die Teilnahme zu den angegebenen Preisen oder zu den ermäßigten Preisen zu ermöglichen, werden Fördermittel beantragt und Daten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Kontaktdaten an die Fördermittelgeber weitergegeben. Die gleichen Daten sowie zusätzlich  Kopien der Leistungsbescheide bzw. Einkommensnachweise werden für die Beantragung von Fördergeldern nach den Jugendferienwerksrichtlinien an den Kreis Herzogtum Lauenburg weitergegeben. Diese werden für keine anderen Zwecke als die rechtmäßige Antragsstellung und Dokumentation verwendet.

Dauer der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die jeweilige Vertragserfüllung, einschließlich der Dokumentationspflichten gegenüber unseren Fördermittelgebern, erforderlich ist. Die Dokumentationspflichten umfassen Angaben wie Namen, Anschrift, Geburtsdatum der Teilnehmenden sowie im Fall von Ermäßigungen zusätzlich die Leistungsbescheide oder Einkommensnachweise der Personensorgeberechtigen und unterliegen einer Speicherdauer von 5 Jahren. Die Zahlungsdaten werden gemäß der gesetzlichen Archivierungspflichten bis zu 10 Jahre (Steuerrecht) gespeichert. Da die Teilnehmenden in der Regel über mehrere Jahre an unseren Veranstaltungen teilnehmen, wir künftige Anmeldevorgänge für uns und für Sie vereinfachen und Sie durch das Zusenden unseres Programmhefts über unsere künftigen Maßnahmen informieren möchten, speichern wir Name und Anschrift, Geburtsdatum und die Kontaktdaten der Teilnehmenden bzw. ihrer Personensorgeberechtigten bis zu 5 Jahre auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in unserem Programm für Kontakt- und Veranstaltungsverwaltung.

Sie können der Verwendung der Daten für potenzielle künftige Anmeldungen sowie der Verwendung für die Programmheftzusendung jederzeit per Telefon, Mail, Post oder persönlich widersprechen. Die entsprechenden Daten werden dann, soweit der jeweilige Vertrag (Anmeldung zur und Durchführung der Freizeit, Fahrt, Aus- oder Fortbildung) erfüllt ist, entweder unwiderruflich gelöscht oder, wenn rechtliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen, nicht mehr für diese Zwecke verwendet. Ebenso können Sie der Weitergabe der Daten an Fördermittelgeber, die in unserem berechtigten Interesse erfolgt, widersprechen. Dieser Widerspruch hat zur Folge, dass wir für Ihre Teilnahme keine Fördergelder beantragen können und damit die Teilnahmekosten für Sie höher ausfallen als angegeben.

Einverständniserklärungen und Infektionsschutzbescheinigungen bei minderjährigen Teilnehmenden bei Freizeiten, Fahrten, Aus- und Fortbildungen

Vor einer Maßnahme mit Übernachtung senden wir Ihnen im weiteren Verlauf eine Einladung sowie bei minderjährigen Teilnehmenden auch eine Einverständniserklärung und Infektionsschutzbescheinigung zu, die ausgefüllt und von den Personensorgeberechtigten unterschrieben werden muss.

Art und Umfang der Erhebung

Mit der Einverständniserklärung erheben wir folgende Daten:

  • Namen, Anschrift, Geburtsdatum und Kontaktdaten des_der Teilnehmenden und die Kontaktdaten ihrer personensorgeberechtigten Ansprechpersonen während der Maßnahme
  • Erlaubnis für den_die Teilnehmende an besonderen Aktivitäten (z.B. Schwimmen, Kanufahren) mitmachen zu dürfen
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. körperliche Einschränkungen, Allergien, Medikamenteinnahme)

Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung der Daten ist notwendig, um die im Rahmen des Vertrages von uns übernommene Aufsichtspflicht für die Teilnehmenden zu erfüllen sowie die Kontaktaufnahme mit den angegebenen Personensorgeberechtigten bei Unklarheiten oder in besonderen Situationen wie z.B. Krankheitsfällen zu ermöglichen.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlagen für die Erhebung der Daten ist die Erfüllung unserer Aufsichtspflicht im Rahmen der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Weitergabe an Dritte

Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, mit folgenden Ausnahmen: Fall eine medizinische Versorgung notwendig ist, werden entsprechende Daten an den Sanitätsdienst, Ärzte und sonstiges medizinisches Personal weitergegeben. Die Informationen zu Verpflegungsbesonderheiten werden an das Küchenpersonal weitergereicht, um eine entsprechende Verpflegung zu gewährleisten.

Dauer der Verarbeitung

Die Einverständniserklärungen und Infektionsschutzbescheinigungen werden bis zu drei Jahre ab Jahresende  gespeichert, um im Falle von Rechtsansprüchen gegen den Kreisjugendring Herzogtum Lauenburg e.V. gemäß der Verjährungsfrist nach § 195 BGB entsprechende Nachweise vorlegen zu können, in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO.

 

Erstellung von Fotos sowie Videos und die Einwilligungserklärung

Um die vielen tollen Momente während der Freizeiten, Fahrten, Aus- und Fortbildungen zu dokumentieren und andere Interessierte für die künftige Teilnahme zu motivieren, können durch unsere Haupt- und Ehrenamtlichen während der Maßnahmen Fotos und gelegentlich Videos von den Teilnehmenden gemacht werden. Dabei werden die Fotos und Filmszenen so ausgewählt, dass die Würde der abgebildeten Personen immer geachtet wird. Für die Erstellung von Foto- und Videomaterial, auf denen die Teilnehmenden abgebildet sind, benötigen wir eine entsprechende Einwilligung der Teilnehmenden und/oder ihrer Personensorgeberechtigten.

Art und Umfang der Erhebung:

  • Erstellen, Speichern, Kopieren und gegebenenfalls Bearbeiten von Fotos und Videos
  • Name, Geburtsdatum der abgebildeten Person auf der Einverständniserklärung

Zwecke der Verarbeitung

  • Veröffentlichung des Bildmaterials im Rahmen von Dokumentationen sowie der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Kreisjugendringes Herzogtum Lauenburg e.V.
  • damit zusammenhängend die Weitergabe an Dritte in Form von Pressevertreter_innen sowie sozialen Medien
  • Aufbewahrung der Einwilligung zu Nachweiszwecken

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Fotos und Videos als personenbezogene Daten sowie die Weitergabe an Dritte im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ist die Einwilligung des Teilnehmenden und/oder der Personensorgeberechtigten nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Aufbewahrung der Einwilligungserklärung erfolgt aufgrund der Nachweismöglichkeit der Einwilligung auf Grundlage unserer berechtigen Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Weitergabe an Dritte

Die Einwilligungserklärungen werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Fotos können im Rahmen unserer Presse und Öffentlichkeitsarbeit an Vertreter_innen der Presse sowie im Rahmen unser Dokumentationspflichten an Fördermittelgeber weitergegeben werden. Wir können zudem die Fotos auf unsere Internetseite hochladen, wodurch sie sich auf den Servern unserer Hostinganbieter befinden, mit denen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO abgeschlossen haben. Zudem können die Fotos und Videos in sozialen Medien wie Facebook und Youtube veröffentlicht und damit an diese weitergegeben werden.

Dauer der Verarbeitung

Fotos und Videos werden auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert. Dieser Verwendung kann jederzeit widersprochen werden, per Mail, Telefon, Post oder persönlich. Ab dem Zeitpunkt des Widerrufs werden die Fotos und Videos nicht mehr weiter verarbeitet und gelöscht. Ausgenommen sind Veröffentlichungen in bereits erstellten Druckwerken wie dem Programmheft des Kreisjugendringes, wenn eine Einwilligung im Rahmen ihrer Erstellung und Veröffentlichung vorlag. Die Einwilligungserklärungen werden auf unbestimmte Zeit gespeichert. Wenn ein Widerruf gegen die Verwendung der Bilder eingeht, dann werden sie bis zu drei Jahre ab dem 1. Januar des auf den Widerruf folgenden Jahres  gespeichert, um im Falle von Rechtsansprüchen gegen den Kreisjugendring Herzogtum Lauenburg e.V. gemäß der Verjährungsfrist nach § 195 BGB entsprechende Nachweise vorlegen zu können. Die Rechtsgrundlage bilden Art. 6 Abs. 1 lit. f in Verbindung mit Art. 17 Abs. 3 lit. e.

Rechte der betroffenen Personen

Die betroffenen Personen haben das Recht, auf Antrag eine kostenlose Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert wurden (Art. 15 DSGVO). Sie haben außerdem das Recht auf Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO) und auf die Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO). Falls zutreffend, können sie auch Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) geltend machen. Sollten Sie annehmen, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen (Art. 77 DSGVO).

Löschung von Daten

Sofern Ihr Wunsch nicht mit einer gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Daten oder dem Recht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen kollidiert, haben Sie ein Anrecht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO). Von uns gespeicherte Daten werden, sollten sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr vonnöten sein, sollte es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geben und auch nicht unserem berechtigten Interesse zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entsprechen, gelöscht. Falls eine Löschung nicht durchgeführt werden kann, da die Daten für die eben genannten Zwecke erforderlich sind, erfolgt eine Einschränkung der Datenverarbeitung. In diesem Fall werden die Daten gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.

Widerspruchsrecht

Sofern die Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit f verarbeitet werden, können die Teilnehmenden oder bei Minderjährigen ihre Personensorgeberechtigten von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen und der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu jeder Zeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

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